办公交付：先统一结构，再分别生成文档、表格和演示
作者：Wattter ·
让 WorkBuddy 先给出统一结论和数据口径，再生成不同格式的办公交付物。
一场评审会后，Word、Excel 和 PPT 都要交。三个文件各改各的，数字很快就开始打架。
先统一事实和结构，再生成不同载体；模型负责表达，工具负责格式。
这一节做完，手里会有一份共享事实底稿 + 三类办公交付物
先把这件事想明白
办公三件套是同一条工作流的不同终点：先建立共同事实，再分别生成文档、表格和演示，而不是三次从零改写。
先统一结论、字段和数据，再分别生成文档、表格和演示
- Word 适合把材料组织成正式叙述；Excel 适合核对、计算与发现异常；PPT 适合把结论组织成决策叙事
- 先生成目录、字段或页面大纲，再制作成品
- 会议后的 PRD、任务表和汇报可以共用一份经过确认的事实底稿
现在跟着做
开始前，先准备这几样东西。
- 准备一份唯一事实底稿
- 确定读者和使用场景
- 列出每种交付物的字段
文档、表格和演示可以共用一份事实底稿，再分别生成。材料就位后，按这个顺序走。
- 先整理不随载体变化的事实清单
- 为文档、表格、演示分别写出使用目的
- 先生成提纲，再按载体补足细节
- 最后核对三种交付物的数字、名称和结论是否一致
做到这儿，就可以先停
- 三件套数字可对账
- 表格异常项能在文档中被引用
- 演示稿每页只有一个结论
换一件小事，再走一遍
一次评审会后的交付包
会议完成后常要同时产出纪要、任务表和汇报。关键是从转写中先形成决定与证据表，后面三个文件都从这张底稿取数。
- 提取已确认决定、行动项、风险与待确认
- 生成 Word 纪要和 Excel 任务表草稿，统一负责人和日期字段
- 根据已确认结论生成 PPT 的一页一结论大纲
- 由会议负责人核对后分别发布，避免三个版本说法不一致
把这段话改成你自己的任务
先放进练习工作区。方括号里的内容，换成你手上那件小事。
共同事实：【唯一底稿】\n文档用途：【说明/决策】\n表格字段：【字段】\n演示受众：【对象】\n一致性检查：【数字/名称/结论】
卡住时，先看这里
- 三件套数字口径不一致。文档、表格、演示出现不同数字 通常是因为各件套用了不同源数据。 强制从同一事实底稿生成并标注版本。
- 演示稿堆砌要点。幻灯片内容过密、字体较小 通常是因为缺少「一页一结论」原则。 重写每页为单结论并附一个数据。
还容易犯这几种错
- 先做幻灯片再寻找事实依据
- 三种格式各自维护一份数据
- 把排版问题误当成内容问题
先停一下对外文件中的事实必须有来源；涉及金钱、健康、法律由人复核；不要把模型估算当成已确认数据。
留十分钟，做成自己的
选一项工作，为文档、表格和演示写一张共同事实清单，并生成 3 件样本。
办公产物往往从一堆文件开始；下一步先把文件整理成可被安全处理的输入。
还有几个常见问题
这一页最先要准备什么？先准备一份唯一事实底稿。先统一事实和结构，再生成不同载体；模型负责表达，工具负责格式。
做这一步时心里应该记住什么？Word 适合把材料组织成正式叙述；Excel 适合核对、计算与发现异常；PPT 适合把结论组织成决策叙事
最容易卡在哪里？先做幻灯片再寻找事实依据
完成这一页后，下一步怎么接？办公产物往往从一堆文件开始；下一步先把文件整理成可被安全处理的输入。